Кайдзен – восточная модель управления бизнесом, покорившая мир

Кафедра банківської справи ОНЕУ
16 февр. 2016 г.
4 мин. чтения

Знаете ли вы, что среди японцев нет такого понятия, как «работа мечты»? Они любят каждое дело, за которое берутся, что позволяет Японии демонстрировать великолепные экономические показатели. И все это благодаря особому подходу к работе! Кайдзен – это японская философия или практика, которая акцентирует внимание на постоянном улучшении процессов производства, оптимизации вспомогательных бизнес-процессов и управления, а также усовершенствовании всех аспектов жизни сотрудников.

Пожалуй, наиболее известной компанией, использующей философию кайдзен, является Toyota. Японцы считают, что рациональная организация производства и взаимодействия сотрудников компании так же важна для эффективности, как и мощная система продаж и сильный маркетинговый план. Продуктивность компании зависит от качества организации рабочего процесса и прозрачности распределения обязанностей. Согласитесь, дисциплина, организованность и прозрачность – это те составляющие, которые находятся в дефиците почти во всех отечественных компаний. Даже украинскому правительству их очень не хватает. Философию кайдзен ,которая нацелена на непрерывную оптимизацию менеджмента на всех этапах существования компании, можно применить практически в любой сфере бизнеса или государственного управления. Вы можете удивится, но сегодня ее начали использовать в Министерстве аграрной политики и продовольствия Украины. Главным поклонником восточной философии в упомянутом министерстве является заместитель министра по вопросам европейской интеграции Владислава Рутицкая. Теперь давайте более подробно остановимся на главных составляющих философии кайдзен и сферах ее применения. Основы философии кайдзен Чтобы усовершенствовать организацию процессов и улучшить качество производства, кайдзен предлагает ряд инструментов: Сокращение расходов. Можно добиться благодаря постоянному повышению эффективности труда, уменьшению затрат на менеджмент и производство. Организация рабочего процесса. Главное задание – добиться предельного порядка на рабочем месте, таким образом гарантировав высочайшую продуктивность и эффективность каждого отдельно взятого сотрудника. Контроль качества. Позволяет обеспечить выпуск качественной продукции и подобрать лучшую для конкретно взятой компании производительность труда. Систематизация. Перманентное обучение сотрудников и высокий уровень дисциплины позволяют поддерживать эффективность организационных и производственных процессов, а также достойное качество продукции. Ключевым элементом кайдзен является участие всех сотрудников компании в оптимизации организационных процессов. Каждый член коллектива, от стажера до владельца бизнеса, должен предлагать улучшения модели производства и организации труда в рамках своей компетенции. Чтобы стимулировать активность сотрудников, философия кайдзен разработала особенную систему мотивации, которая помогает работникам добиться поставленных целей. 5 S – ключевые элементы философии кайдзен Кайдзен базируется на ряде основоположных принципов, которые способствуют достижению целей организации. Одним из главных считают правило организации рабочего пространства. Адепты кайдзен убеждены, что рабочее место каждого сотрудника отображает его способ мышления и, следовательно, оказывает влияние на эффективность труда и качество выполнения рабочих обязанностей. В рамках философии кайдзен выделяют пять правил организации рабочего пространства, которые получили название 5 S:

Seiri– аккуратность. Подразумевает исключение всех лишних деталей и процессов из рабочего пространства работников.
Seiton– порядок. Требует четко определить место для всех инструментов на рабочем месте сотрудника. Изменить расположение можно только с целью оптимизации отдельных производственных процессов или управленческого цикла.
Seiso– чистота. Рабочее пространство должно всегда быть идеально чистым.
Seiketsu– стандартизация. Рабочее место и производственные процессы организованы на основании строгих правил.
Shitsuke– дисциплина. Сотрудники беспрекословно соблюдают установленные правила.

Эти принципы применимы не только на работе, но и в жизни. После окончания Второй мировой войны эта философия позволила японским компаниям быстро восстановить свою деятельность и даже нарастить производство. Как это работает в действительности Применение правил кайдзен способствует усовершенствованию производства, росту продуктивности, слаженности рабочих процессов и практически гарантирует высокий уровень приспособленности компании к изменениям. Для полноценного функционирования компании на основе идей кайдзен необходимо: Отлаженная система документирования рабочих процессов. Она подразумевает создание и соблюдение указаний, директив, сводов правил и других подобных документов, призванных унифицировать производственные и управленческие процессы, а также взаимоотношения членов коллектива. Забота каждого сотрудника о своем личном рабочем пространстве. Работники любой успешной компании должны придерживаться правила «у всего есть свое место». Продуманное распределение обязанностей и компетенций. Каждый работник должен четко понимать границы своих функций. Объективные и четкие требования к сотрудникам и их производительности. Работники должны знать, чего от них ожидают и с какой продуктивностью нужно работать. Самым известным примером применения философии кайдзен в бизнесе является схема организации производства PDCA (Plan – Do – Check – Act). Этот принцип лег в основу управления в компании Toyota. Он подразумевает цикличное повторение набора алгоритмов (планирование – действие – проверка – доработка), которое позволяет найти баланс между высококачественной продукцией и постоянным внедрением изменений. Как вы можете использовать философию кайдзен прямо сейчас? Сначала надо составить список того, что вы желаете улучшить, и того, что мешает вам демонстрировать высокую производительность. Проанализируйте, какие из дел почти не относятся к вашим рабочим обязанностям. Определите, какие процессы можно сократить (проверка почты, анализ документов) или передать людям, к чьей специализации они принадлежат. Скажем, в некоторые компании доверяют своим менеджерам по продажам расчет стоимости услуг, формирование счетов и составление контрактов. Хотя, как правило, счетами занимается бухгалтерия, а договорами – юридический отдел. Но если сотрудник знает, как правильно приготовить бумаги, почему он должен ждать, пока другие сделают это вместо него? Подумайте, от каких процессов и действий вы можете отказаться, а затем избавьтесь от них. Помните, что эволюционные изменения в организациях начинаются с простых изменений! Когда вы отбросите все лишнее, необходимо выстроить алгоритм действий. Таким образом вы сможете упорядочить рабочий процесс. Можно завести рабочий дневник и записывать в него все выполненные дела и фиксировать потраченное на них время. Так вы сможете увидеть, какие действия отнимают у вас больше всего времени. Если это будет рутина, то вы поймете, как нужно расставить приоритеты, чтобы успеть выполнить важнейшие задания. Если вы понимаете, что перед вами стоит 2–3 ключевых задачи, лучше поставить их на время, когда ваша продуктивность находится на максимальном уровне. После окончания рабочего дня убирайте свое рабочее пространство и раскладывайте все вещи по местам. В порядке нужно держать не только рабочий стол, но и голову. Для этого стоит посмотреть в рабочий дневник, подвести итоги дня и забыть о работе сразу после того, как вы выйдете из офиса. Когда вы избавитесь от дел, которые не входят в сферу вашей компетенции, создадите рабочий план и упорядочите свое рабочее пространство, необходимо систематизировать ваши достижения. Каждый день вы должны придерживаться одного алгоритма. Тогда результаты не заставят себя долго ждать. Со временем у вас выработается новый способ работы. Вам стоит придерживаться новой стратегии и не возвращаться к старым методам и привычкам. Разрабатывая инновационный подход, вы будете находить изменения, которые позволят повысить эффективность. Помните, что вы должны все время искать возможности для усовершенствования рабочего процесса. Суть кайдзен в бизнесе можно свести к такому принципу: если вы завтра не станете лучше, значит, вы становитесь хуже. Кайдзен – это нацеленность на совершенство, которая одновременно является как непрерывным процессом, так и главной миссией производства, организации и управления в компании.